Dentro de los hitos más relevantes en un proceso de licitación, la Visita a Terreno podría encabezar la lista, ya que es una actividad que permite a los oferentes conocer en primera persona las condiciones del sitio, aclarar dudas para la factibilidad de ejecución del alcance del trabajo, posibles interferencias y otros factores relevantes que sean necesarios cuantificar en la preparación de la propuesta.
La Visita a Terreno debe ser organizada por el mandante y se lleva a cabo en la ubicación del proyecto o donde se requieren los servicios. Durante la visita, los oferentes tienen la oportunidad de reunirse con el representante del mandante directo, a veces hasta algún stakeholder, inspeccionar el sitio y realizar preguntas.
La Visita a Terreno es importante para los oferentes por varios motivos:
• Permite comprender mejor el alcance del trabajo y los desafíos que implicará el proyecto.
• Permite evaluar los riesgos asociados y desarrollar estrategias para mitigarlos.
• Permite recopilar información que les ayudará a preparar una propuesta precisa y competitiva.
La Visita a Terreno no reemplaza a la Reunión Explicativa (ni viceversa), ambas son complementarias, y muchas veces se realizan en el mismo día, para facilitar la comprensión integral del servicio o proyecto bajo licitación.
Para aprovechar al máximo esta actividad, los oferentes deben prepararse adecuadamente, revisando la documentación del proyecto, identificando las áreas específicas que necesitan investigar, cuantificar tiempos de traslado, ciclos y en general la logística para una óptima ejecución.
Asimismo, los oferentes deben ser observadores y tomar notas sobre los detalles relevantes. También deben ser proactivos y no dudar en hacer preguntas al cliente; éstas deberán ser formalizadas en la etapa de Consultas y Respuestas, en la fecha establecida en el cronograma de la licitación.
La información entregada para la licitación (Bases, planos, normas, estándares, etc.), más la Reunión Explicativa y la Visita a Terreno, deberían ser suficientes para que los proponentes elaboren una propuesta robusta alineada con los objetivos y expectativas del cliente.
