La ronda de Consultas y Respuestas es una oportunidad para que los oferentes soliciten aclaraciones sobre toda la información disponible para armar el presupuesto, incluyendo también las dudas que surgen en la visita técnica o visita a terreno.
Dado que todas las respuestas a las consultas realizadas por los distintos oferentes se envían a todos ellos, garantiza que tengan la misma información y puedan preparar sus ofertas de manera adecuada y competitiva.
La ronda de Consultas y Respuestas no reemplaza a la Reunión Explicativa ni la Visita a Terreno, es totalmente complementaria y un hito más del proceso de licitación y/o cotización. Adicionalmente, es importante indicar que todas las consultas realizadas durante la Reunión Explicativa y Visita a Terreno no tienen validez oficial si no son enviadas en el formato y fecha indicada por el mandante, pasando incluso a ser parte de los documentos que complementan o se anexan al contrato.
Cabe señalar que en esta etapa no sólo se trata de responder consultas, ya que se puede entregar más información, e incluso rectificar información entregada erróneamente, por medio de aclaraciones específicas que se acompañan con documentos actualizados y/o en revisión superior.
La importancia de esta etapa se determina por estas razones, entre otras:
• Permite aclarar cualquier ambigüedad en los documentos de licitación, lo cual es crucial para evitar malentendidos que podrían resultar en propuestas inadecuadas o disputas contractuales en el futuro.
• Al publicar las respuestas a todas las consultas, se garantiza que todos los oferentes tienen acceso a la misma información, lo cual es esencial para un proceso de licitación justo y transparente.
• Las aclaraciones y respuestas proporcionadas ayudan a los oferentes a preparar propuestas más precisas y competitivas, beneficiando tanto al cliente como a los oferentes.
• Un buen proceso de aclaración de dudas y preguntas reduce los riesgos asociados con suposiciones incorrectas, falta de información y otros factores que podrían afectar la ejecución del proyecto.
Por último, algunos consejos para elaborar y responder consultas de manera efectiva:
✓ Sea claro y conciso en la redacción y evite ambigüedades.
✓ Indique claramente el nombre del documento, página y capítulo donde se genera la duda.
✓ Si no puede responder a una consulta, explique por qué y proponga una solución para abordar la incertidumbre.
✓ Prepare y/o solicite aclaraciones adicionales si es necesario.
✓ No de nada por entendido, esto evitará complicaciones futuras durante la ejecución.
