En un proceso de licitación, la Reunión Explicativa es uno de los hitos más importantes para poder entender acabadamente lo que se pretende con la ejecución del proyecto y/o contrato en particular.
Se trata de una reunión entre el cliente, representada por el equipo de proyecto, el equipo de contratos y los stakeholders, y los potenciales oferentes; tiene como objetivo explicar de manera presencial el alcance del servicio a ejecutar, donde se utilizan imágenes, planos, croquis y cualquier apoyo que pudiera resultar beneficioso para entregar una mayor claridad de los objetivos del contrato y/o proyecto a los proponentes.
La Reunión Explicativa es una actividad que garantiza que todos los licitantes tengan la misma información sobre el proyecto. Lo que asegura una licitación justa y equitativa; es además una oportunidad para que el cliente brinde a los oferentes una comprensión completa del proyecto.
Al momento de realizar la reunión explicativa, el cliente debe estar preparado para responder preguntas sobre cualquier aspecto del proyecto, desde los requisitos técnicos hasta los plazos y el presupuesto; Por otra parte, también es una oportunidad para que los oferentes hagan preguntas al cliente y aclarar cualquier aspecto del proyecto que no entiendan ; sin embargo, cualquier respuesta dada a una consulta hecha en la reunión explicativa, no tiene la formalidad que requiere para ejercer obligación o generar compromiso, motivo por el cual, se solicita realizar todas las preguntas formalmente por la vía indicada y en el formato y fecha establecida.
Al asistir a esta reunión, los participantes pueden obtener información valiosa que les ayude a presentar una propuesta más competitiva.