La Matriz de Comunicaciones es una herramienta de gestión, que establece cómo, cuándo, con qué frecuencia y a quiénes se enviará información durante la vida del proyecto o contrato. Este tipo de matriz es especialmente útil en proyectos grandes y complejos ya que involucran a todos los stakeholders, clientes, proveedores, miembros del equipo de proyecto, y otros.
La matriz debe identificar quién es responsable de enviar y recibir cada tipo de comunicación.
Una Matriz de Comunicaciones debiera incluir:
✓ Tipo de Información: Establece qué tipo de información se comunicará, por ejemplo, Informe de Avance.
✓ Destinatarios o Audiencia Objetivo: Identifica a quiénes va dirigida la información: el gerente del proyecto, el equipo de proyecto, el cliente, los patrocinadores, el administrador de contratos, los contratistas, las autoridades, por nombrar algunos.
✓ Método de Comunicación: Describe cómo se enviará la información, ya sea a través de correo electrónico, informe escrito, informe digital, etc.
✓ Frecuencia: Especifica con qué frecuencia se enviará cada tipo de comunicación: diario, semanal, mensual, por evento etc.
✓ Responsable o Emisor: Identifica quién es responsable de enviar la información.
✓ Objetivo: Explica por qué es importante este tipo de comunicación para el proyecto o contrato.
✓ Formato: En algunos casos, se especifica el formato que debe seguir la comunicación, como informes PDF, presentaciones de PowerPoint, etc.
La Matriz de Comunicaciones ayuda a evitar malentendidos y asegura que todas las partes necesarias reciban la información correspondiente en el momento adecuado. También puede ayudar a reducir el volumen de comunicaciones innecesarias al identificar claramente quién necesita saber qué y cuándo. En resumen, es una herramienta valiosa para la gestión eficiente de la comunicación en un proyecto o contrato.