Después de su recepción, los evaluadores revisan detalladamente las ofertas, como vimos en la publicación anterior. Para una correcta evaluación es fundamental una actividad denominada «Solicitud de Aclaraciones de las Ofertas» cuyo objetivo es asegurarse de que todas las ofertas presentadas se entiendan completamente y no existan ambigüedades o falta de información.
Cada evaluador levanta sus inquietudes y las envía formalmente al Contract Manager responsable del proceso de licitación, quien las consolida y genera el “Listado de Aclaraciones” para cada oferente. Es importante que estas solicitudes se formulen de manera clara y específica, de modo que los oferentes comprendan exactamente qué se espera de ellos.
Las solicitudes de aclaraciones se comunican formalmente a los oferentes mediante una comunicación escrita, que puede ser una carta, un correo electrónico o a través de un sistema de gestión de licitaciones, dependiendo de la metodología que esté utilizando la entidad licitante.
Tan importante como la claridad de las consultas, es dar a los oferentes el tiempo suficiente y razonable para responder a las aclaraciones solicitadas. Dependiendo de la complejidad de las preguntas, este período puede variar, pero generalmente se otorgan varios días.
Una vez que los oferentes envían sus respuestas, los evaluadores las revisan para asegurarse de que satisfacen las inquietudes planteadas. Si una respuesta aún no es clara o es insatisfactoria, es posible que se requiera una segunda ronda de aclaraciones.
Todas las comunicaciones, tanto las solicitudes de aclaración como las respuestas de los oferentes, deben ser registradas y documentadas adecuadamente, para asegurar la transparencia, trazabilidad y auditabilidad del proceso.
Con esto, el equipo de licitación (evaluadores) puede proceder a la evaluación final de las ofertas. Las respuestas a las aclaraciones forman parte integral de la oferta y se consideran al tomar una decisión sobre qué oferta es la más conveniente. Asimismo, formarán parte del contrato a firmar con el oferente adjudicado.