Corresponde a un documento en el cual se redactan o toman notas de manera resumida los aspectos importantes que se tratan en la reunión contractual. Es importante indicar que se debe poner especial atención en los acuerdos y compromisos que se establecen, asignando responsables, fechas de compromisos para el cumplimiento y fechas de seguimientos y estatus de cada punto registrado.
La “Minuta de Reunión Contractual” resulta ser un registro de los acontecimientos, las decisiones tomadas y los compromisos adquiridos que nos permite dar seguimiento al progreso y cumplimiento de cada uno de los temas tratados. A su vez, hace posible identificar desviaciones y, en caso de ser necesario, realizar correcciones en los planes o acciones a tomar.
Una minuta de reunión contractual bien preparada no debe incluir los detalles de los comentarios y/o discusiones durante su desarrollo, si es importante reflejar las conclusiones, los acuerdos y sus avances, los compromisos adquiridos y sus fechas de cumplimiento, además de los responsables en cada caso.
La buena redacción de una minuta de reunión facilitará el desarrollo de la siguiente reunión, optimizando los tiempos y agilizando el evento.