El simple acto de registrar las Lecciones Aprendidas (LLAA) no es suficiente para aprovechar al máximo su valor. Es importante tener un enfoque estructurado y metodológico para gestionar las lecciones aprendidas de manera efectiva. Una metodología general se compone de las siguientes actividades:
✓ Identificación y captura: Es fundamental hacerlo cada vez que ocurre un evento durante el proyecto. Esto puede lograrse a través de reuniones de revisión, entrevistas con el equipo del proyecto, encuestas o cualquier otro método que permita recopilar la información relevante.
✓ Documentación: Las LLAA deben documentarse de manera clara y concisa. Esto implica describir el contexto, la situación específica, el problema o desafío encontrado, las acciones tomadas y los resultados obtenidos. También es útil incluir recomendaciones o acciones sugeridas para abordar situaciones similares en el futuro.
✓ Análisis y clasificación: Una vez documentadas, las LLAA deben analizarse y clasificarse. Pueden agruparse por categorías relevantes, como el tipo de problema o desafío, el área funcional del proyecto o el impacto en el resultado final. Esto facilita la identificación de patrones y tendencias, así como la posterior búsqueda y recuperación de lecciones aprendidas en proyectos futuros. Es conveniente que se realice un Taller o Workshop con actores relevantes del proyecto, directa o indirectamente involucrados en el evento origen, otros profesionales de la organización, para análisis, compartir experiencias y obtener el mejor resultado de la lección aprendida.
✓ Difusión y comunicación: Es esencial compartir las LLAA con los miembros del equipo de proyectos, así como con otras partes interesadas relevantes. Esto se puede lograr a través de informes formales, reuniones de cierre de proyectos, bases de datos de lecciones aprendidas o cualquier otro medio que facilite la comunicación y la accesibilidad.
✓ Acciones correctivas y preventivas: Las LLAA deben impulsar acciones correctivas y preventivas en el proyecto actual como los futuros. Es importante utilizar esta información para mejorar los procesos, las políticas y los enfoques de gestión de proyectos.
Por último, la gestión de las lecciones aprendidas debe ser parte del mejoramiento continuo, fomentando la retroalimentación y revisión constante para asegurarse de que éstas se apliquen y se sigan mejorando en futuros proyectos. Para ello es imprescindible contar con un Repositorio de LLAA, donde se almacene todo el proceso realizado y el informe final, el cual preferentemente debe ser aprobado por la alta gerencia.
Global Contract Management cuenta con una metodología detallada para la Gestión de Lecciones Aprendidas.
