En la Gestión de Contratos, es frecuente encontrarse con circunstancias que pueden justificar el rechazo de estados de pago por parte de un mandante. Estas situaciones pueden originarse por diversas razones, y resulta fundamental analizar cada caso de forma individual. A continuación, se presentan algunas razones comunes que pueden llevar al rechazo de los estados de pago:
• Presentación fuera de plazo: El mandante puede rechazar un estado de pago si el contratista no cumple con la fecha límite establecida para su presentación. Es importante que el contratista envíe los estados de pago dentro de los plazos acordados para mantener el flujo de pagos y evitar demoras en el proceso de construcción.
• Presentación fuera de forma: Si el Estado de Pago es presentado en un formato incorrecto, con unidades de medida incorrectos, con firmas no autorizadas (o sin firmas), incompleto, con toda seguridad será rechazado por el mandante. Es esencial asegurarse de que la presentación esté completa y cumpla con todos los requisitos establecidos.
• Presentación de avances sin respaldos aprobados: Los estados de pago deben ir respaldados por la documentación adecuada que demuestre el progreso del trabajo realizado, como informes de inspección, certificados, registros fotográficos, entre otros, y todos deben tener una certificación (firma o similar) del representante del mandante o quién éste haya sindicado para este efecto. En caso de no presentar respaldos apropiados o sin la aprobación correspondiente, el mandante puede rechazarlo hasta que se proporcione la documentación requerida.
• Las cantidades informadas como avance exceden las cantidades contratadas: Si el contratista informa un avance mayor al que se ha acordado en el contrato, el mandante rechazará el estado de pago. Es importante asegurarse de que las cantidades informadas se ajusten a las cantidades establecidas en el contrato y respaldadas por los registros y documentación apropiados.
• Adicionales presentados incorrectamente: En caso de que haya un aumento de obra, éste debe estar reflejado en una Orden de Cambio o equivalente previamente autorizada por el mandante, y debe presentarse en el Estado de Pago como un adicional, y siempre acorde a las directrices indicadas en el contrato.
• Garantías y/o Seguros vencidos: Es importante que el colaborador mantenga siempre vigentes Garantías, Pólizas y Seguros al momento de presentar el Estado de Pago.
En cada uno de estos casos, es esencial prestar atención a los requisitos contractuales, presentar la documentación correcta y mantener una comunicación efectiva con el mandante para resolver cualquier problema o discrepancia que pueda surgir. Esto ayudará a evitar el rechazo de los estados de pago y a mantener una relación sólida entre las partes involucradas.