El concepto de lecciones aprendidas (LLAA) en la gestión de proyectos está presente desde que las personas reflexionaron sobre sus experiencias pasadas y aprendieron de ellas. Pero fue el PMI quien formalizó éste en su PMBOK en su primera edición (1996).
El registro de lecciones aprendidas es una herramienta fundamental en la gestión de proyectos, y consiste en documentar de manera sistemática y organizada tanto las experiencias positivas como las negativas. El objetivo es repetir las primeras y evitar repetir las segundas.
¿Por qué son importantes las Lecciones Aprendidas? He aquí algunas de las razones:
✓ Mejora continua: Permite identificar errores, problemas y desafíos encontrados durante el proyecto. Al documentar estas lecciones, el equipo de gestión (y toda la organización de proyectos) puede aprender de ellas y tomar medidas para evitar que se repitan en proyectos futuros, lo que ayuda a evitar errores costosos.
✓ Conocimiento compartido: Se crea y alimenta un repositorio de conocimiento que puede ser compartido y utilizado por otros proyectos similares en el futuro. Se evita «reinventar la rueda».
Toma de decisiones informada: Proporcionan información valiosa para la toma de decisiones en el actual proyecto y en los futuros.
✓ Gestión de riesgos: Al analizar las LLAA de proyectos anteriores, se pueden identificar patrones y tendencias en los riesgos asociados a ciertas actividades o situaciones, lo que permite tomar medidas proactivas para mitigar los riesgos identificados y aumentar las posibilidades de éxito en el próximo proyecto.
✓ Desarrollo del equipo: El registro de lecciones aprendidas también contribuye al desarrollo y crecimiento del equipo de proyectos. Al analizar y reflexionar sobre las lecciones aprendidas, los miembros del equipo pueden identificar áreas de mejora personal y profesional. Esto fomenta el aprendizaje individual y colectivo, fortaleciendo el equipo y mejorando su desempeño de manera continua.
Cabe recalcar que existe la percepción que el proceso de registro de LLAA se realiza al final del proyecto, mientras que la recomendación es efectuarlo apenas ocurre el evento mismo, para poder capturar la mayor cantidad de información disponible… antes que la memoria de los participantes pierda algunos antecedentes o, peor aún, confunda lo ocurrido.
