KOM es el acrónimo de Kick-Off Meeting, en español Reunión de Inicio. Esta es la reunión que marca el inicio formal de un contrato o proyecto. El objetivo principal es asegurarse de que todas las personas relacionadas con el contrato o proyecto tengan una comprensión clara y unificada de los objetivos, las expectativas, los roles y las responsabilidades, los plazos y otros aspectos clave.
Uno de los puntos relevantes es que deben participar ojalá todas las áreas involucradas dentro del equipo de ejecución del proyecto/contratos, tanto por el lado del mandante como por el lado de ejecutor; dentro de las áreas consideradas relevantes en la participación de este tipo de reuniones son los siguientes: Seguridad, Salud Ocupacional y medio ambiente, Control de Proyectos, Ingeniería, Compras y Contratos, Construcción, Control documental y las respectivas gerencias.
En esta reunión se deben establecer los cimientos para la ejecución, por lo que los siguientes aspectos deben ser considerados:
✓ Alineación de Objetivos: Esto garantiza que todos trabajen hacia los mismos fines, evitando malentendidos y conflictos posteriores.
✓ Claridad en Roles y Responsabilidades: Es la oportunidad para asignar roles y responsabilidades, reduciendo la ambigüedad y mejorando la eficiencia. Saber quién es responsable de qué es fundamental para el éxito de cualquier proyecto/contrato. Por ejemplo, la matriz RACI es un elemento relevante en este aspecto, al igual que la matriz de comunicaciones.
✓ Establecimiento de Expectativas: Gestionar las expectativas de los stakeholders y del equipo del proyecto/contrato es relevante para el éxito de este, por lo tanto esta reunión sirve para establecer las expectativas en cuanto a comunicación, entregables, plazos y otros aspectos críticos del proyecto.
✓ Identificación de Riesgos: Se puede desarrollar la identificación de posibles riesgos y cómo mitigarlos. Esta preparación temprana puede ser invaluable más adelante en el proyecto.
✓ Fomento del Compromiso y Motivación del Equipo: Esta reunión también sirve para motivar al equipo y generar un sentido de pertenencia y compromiso hacia el proyecto.
✓ Comunicación Abierta: Se debe tomar un espacio para preguntas y respuestas, permitiendo que los miembros del equipo, los stakeholders y todos los involucrados resuelvan dudas o inquietudes que puedan tener, y así prevenir problemas de comunicación más adelante.
No hay que olvidar que, como toda reunión, es necesario elaborar la minuta de la KOM, pues se transforma en un registro útil de decisiones, compromisos y acuerdos previos, tanto para el seguimiento, como para informar a las nuevas incorporaciones al equipo.
